Chủ - Thợ Và Thuế Vụ

Bản tiếng Việt: Thúy Chi - IRS/SPEC

Nếu quý vị dự định mở một doanh nghiệp và thuê mướn công nhân làm việc để thực hiện các quy trình sản xuất của doanh nghiệp; hoặc quý vị hiện đang điều hành một cơ sở kinh doanh với sự cộng tác của nhiều nhân viên, quý vị cần phải biết rõ trách nhiệm thuế vụ của mình với tư cách là chủ doanh nghiệp. Nếu quý vị hiện đang làm việc trong một công sở hay một cơ sở kinh doanh, quý vị cần phải biết trách nhiệm của chủ nhân đối với nhân viên và trách nhiệm thuế vụ cùng quyền lợi của người lao động trên nguồn lợi tức kiếm được từ công việc. Bài báo này nhằm giúp chủ nhân cũng như nhân viên các công sở, xí nghiệp hiểu được một số các yêu cầu cơ bản về quyền lợi và trách nhiệm liên quan đến thuế vụ của cả chủ lẫn thợ.
Số Đăng Ký Kinh Doanh - Employer Identification Number (EIN)
Là chủ nhân, nếu quý vị phải cung cấp cho nhân viên hay người nhận trợ cấp hằng năm các chứng từ để khai thuế, hoặc quý vị phải báo cáo các khoản tiền thuế lao động cho chính phủ, quý vị cần phải đăng ký kinh doanh để nhận được môn bài kinh doanh, còn gọi là mã số kinh doanh hay EIN.
Ai có thể là nhân viên làm việc cho quý vị" - Who are employees"
Nguyên tắc chung để nhận định ai là người làm việc cho quý vị thường dựa trên công việc người lao động thực hiện, mức độ quản lý của chủ đối với công việc được giao phó cho nhân viên thừa hành, thời gian hoàn tất và biện pháp cùng phương cách hoàn tất công việc người này đảm trách. Nguyên tắc này vẫn đúng ngay cả khi quý vị dành cho nhân viên quyền thực hiện công việc rộng rãi. Điều quan trọng vẫn là quý vị có quyền thay đổi hay điều tiết các quy trình thực hiện công việc.
Trước khi quý vị tính tốn và biết được phải trả thù lao những người giúp việc cho quý vị như thế nào, quý vị cần phải hiểu mối quan hệ làm việc giữa quý vị và nhân viên thực hiện công việc. Người làm việc cho quý vị có thể là:
-- Người nhận thầu làm một số công việc trong xí nghiệp của quý vị (an independent contractor).
-- Người làm công theo luật tập tục (a common-law employee).
-- Nhân viên làm việc cho quý vị theo quy định của luật pháp hiện hành (a statutory employee).
Thuê mướn nhân viên làm việc - Hiring employees
Quý vị cần phải xác định được tình trạng lao động hợp pháp của từng nhân viên làm việc trong doanh nghiệp của quý vị. (Người lao động hợp pháp là người được quyền làm việc ở Hoa Kỳ). Khi thâu nhận nhân viên làm việc, chủ phải yêu cầu nhân viên họ dự định thuê làm việc điền đầy đủ vào mẫu đơn I-9 và mẫu đơn W-4. Mẫu đơn I-9 là giấy xác nhận tình trạng lao động hợp pháp (Form I-9 - Employment Eligibility Verification), còn mẫu đơn W-4 là giấy nhân viên cho phép chủ được tạm thu tiền thuế từ lương (Form W-4 - Employee"s Withholding Allowance Certificate). Trường hợp nhân viên của quý vị đủ tiêu chuẩn và muốn được nhận trước các khoản tạm ứng của tín thuế EITC, tín thuế dành cho người lao động có nguồn lợi tức hằng năm thấp, người này phải nộp cho quý vị mẫu đơn W-5 đã điền đầy đủ các chi tiết. Mẫu đơn W-5 là bản chứng nhận đủ tiêu chuẩn nhận tín thuế EITC (Form W-5 - Earned Income Credit Advanced Payment Certificate).
Quý vị phải có đầy đủ tên họ, số an sinh xã hội và địa chỉ của từng nhân viên để có thể gởi cho họ bảng báo lương mỗi kỳ. Yêu cầu này áp dụng cả cho nhân viên không phải là thường trú dân của Hoa Kỳ.
Các loại thuế lao động - Employment taxes
Nếu quý vị có thuê người làm việc cho quý vị, quý vị phải có trách nhiệm đóng một phần thuế lao động của nhân viên cho chính quyền địa phương, chính quyền tiểu bang và Liên bang. Thuế lao động gồm các loại thuế sau đây:
-- Thuế lợi tức Liên bang (Federal income tax).
-- Thuế an sinh xã hội và thuế y tế (Social security and Medicare taxes).
-- Thuế thất nghiệp căn cứ theo bộ luật về thuế thất nghiệp của chính phủ Liên bang (Federal Unemployment Tax Act - FUTA).
Các loại thuế lợi tức đóng cho chính phủ Liên bang, thuế ASXH và y tế - Federal Income Taxes/Social Security and Medicare Taxes
Là chủ nhân, nói chung, quý vị phải tạm thu các khoản tiền thuế đóng cho chính phủ Liên bang từ lương của nhân viên giúp việc cho quý vị. Để biết được số tiền cần phải trừ từ lương của mỗi nhân viên, quý vị sử dụng thông tin trên mẫu đơn W-4 do nhân viên điền đầy đủ và nộp cho quý vị. Quý vị sử dụng các phương pháp tính các mức tạm thu theo như hướng dẫn trong ấn bản trong ấn bản số 15 là sách hướng dẫn khai thuế dành cho chủ nhân (Publication 15 - Employer"s Tax Guide) và ấn bản 15-A là phần phụ lục của ấn bản 15 )Publication 15 - Employer"s Supplemental Tax Guide).
Tiền thu từ thuế ASXH và thuế y tế được dùng để trả cho các phúc lợi người công nhân và gia đình họ nhận được chiếu theo bộ luật về các khoản đóng góp vào quỹ bảo hiểm của chính phủ Liên bang (the Federal Insurance Contributions Act - FICA). Chủ nhân phải tạm giữ lại các khoản tiền thuế của hai loại này từ tiền lương họ trả cho nhân viên giúp việc (tax withholding), và đồng thời phải đóng phần thuế tương ứng của chủ (tax matching) bổ xung vào số tiền thuế của nhân viên. Chủ cũng phải báo cáo với Sở Thuế Vụ các khoản thuế ASXH và y tế trên mẫu đơn 941. Đây là tờ khai thuế của chủ nhân nộp cho chính phủ Liên bang mỗi quý (Form 941 - Employer"s Quarterly Federal Tax Return). Ngoài ra, chủ cũng phải nộp thêm mẫu đơn 943 nếu họ là các trại chủ và công việc kinh doanh của họ có liên quan đến nông nghiệp (Form 943 - Employer"s Annual Federal Tax Return for Agriculture Employees).

Thuế thất nghiệp của chính phủ Liên bang - Federal Unemployment Tax (FUTA)
Loại thuế thất nghiệp đóng cho chính phủ Liên bang là một phần của chương trình phối hợp giữa chính quyền tiểu bang và Liên bang theo quy định của bộ luật thuế thất nghiệp của chính phủ Liên bang. Tiền thuế thu được từ chương trình này được dùng để trả cho người lao động khi họ bị thất nghiệp. Chủ nhân phải làm tường trình và đóng các khoản thuế thất nghiệp riêng, không gộp chung với các khoản thuế khác như thuế ASXH, y tế hay thuế tạm thu. Chủ phải đóng các khoản thuế thất nghiệp bằng tiền từ quỹ kinh doanh riêng của họ; nhân viên không phải đóng các khoản thuế này và tiền lương của họ cũng không bị tạm thu để trả các khoản thuế thất nghiệp. Chủ phải sử dụng mẫu đơn 940 để khai và đóng các khoản thuế lao động của nhân viên giúp việc cho chính phủ Liên bang hằng năm (Form 940 - Employer"s Annual Federal Unemployment - FUTA). Nếu đủ tiêu chuẩn, trong nhiều trường hợp, chủ có thể sử dụng mẫu đơn 940-EZ để khai, thay vì sử dụng mẫu đơn 940.
Ký thác các khoản tiền thuế - Depositing Taxes
Thông thường, chủ nhân phải ký gởi các khoản tiền thuế lợi tức tạm thu từ lương của nhân viên và các khoản tiền thuế an sinh xã hộivà y tế (sau khi đã trừ các khoản tiền tạm ứng tín thuế AEIC của nhân viên đủ tiêu chuẩn nhận tín thuế dành cho người lao động có nguồn lợi tức thấp), cùng các khoản thuế lợi tức bổ xung của chủ nhân vào một quỹ tín dụng của chính phủ Liên bang. Quý vị có thể ký thác các khoản thuế tạm thu này qua hệ thống mạng điện tử bằng cách sử dụng hệ thống thông tin EFTPS; hoặc sử dụng mẫu đơn 8019-B để khai và nộp tiền thuế tạm thu cho nhân viên. Quý vị cũng có thể ký thác số tiền này trực tiếp vào ngân hàng dự trữ Liên Bang gần hay thuộc khu vực văn phòng, xí nghiệp của quý vị. Nhưng cũng có một số các trường hợp, chủ nhân buộc phải ký thác tiền thuế các loại đã tạm thu qua hệ thống mạng thông tin của chính phủ Liên bang. Nếu quý vị rơi vào trường hợp này, xin tham khảo thêm tài liệu về Federal Tax Deposit - Ký gởi tiền thuế cho chính phủ Liên bang trên trang mạng điện tử của IRS tại địa chỉ www.irs.gov.
Để khuyến khích việc đóng đủ các khoản thuế chủ nhân đã tạm thu của nhân viên, bao gồm tiền thuế lợi tức và thuế lao động cùng các loại thuế khác (và phần thuế chủ phải đóng cho nhân viên), quốc hội Hoa Kỳ đã thông qua bộ luật chấp hành các khoản phạt vi phạm việc ký thác tiền thuế và tạm thu thuế (TFRP - Trust Fund Recoverty Penalty). Tiền thuế lợi tức, thuế lao động và thuế tất nghiệp đã được tạm thu gọi chung là các loại thuế quỹ ký thác bởi vì chủ nhân đã được công nhân viên của họ tín nhiệm và cho phép họ thu giữ tiền thuế cho đến khi số tiền này được gởi đóng cho chính phủ Liên bang trọn vẹn.
Lưu giữ sổ sách kinh doanh của chủ nhân - Recordkeeping for Employers
Là chủ nhân quý vị phải lưu giữ các chứng từ sổ sách kinh doanh trong ít nhất 4 năm. Việc lưu giữ hồ sơ không những giúp quý vị có được các thông tin liên quan đến vấn đề thuế vụ mà còn giúp quý vị theo dõi được các hoạt động kinh doanh, chuẩn bị các loại hồ sơ và báo các tài chính, lưu giữ các chứng từ hóa đơn theo hệ thống, biết được các loại chi phí kinh doanh nào được trừ thuế, và có được những thông tin bổ xung cho việc khai hồ sơ thuế của quý vị.
Các chương trình hưu trí - Retirement Plans
Chủ nhân của các doanh nghiệp với các chương trình hưu trí dành cho nhân viên thường nhận được nhiều điều lợi ích từ các chương trình phúc lợi này. Những thuận lợi về thuế, có giá trị kinh doanh và kinh tế có tác động lớn đến các nhân viên giúp việc cho quý vị và cả quý vị. Chẳng hạn, một chương trình nghỉ hưu có thể tạo thêm sức thu hút của công ty do quý vị làm chủ đối với các cơ sở kinh doanh khác trong quá trình tìm kiếm và duy trì các lực lượng công nhân giỏi, ưu tú. Không những thế, thành quả này cũng sẽ giúp quý vị sắp xếp các chương trình hưu sau thời gian làm việc của quý vị.
Tóm lại, bất kể quý vị là ai, nhân viên làm việc cho người khác để nhận lương hoặc tiền thu lao; hay quý vị là chủ nhân điều hành một hay nhiều doanh nghiệp, những điều cơ bản vừa trình bày sẽ giúp quý vị nhận thức được tầm quan trọng của quá trình lao động và trách nhiệm làm việc, trách nhiệm thuế vụ đối với chính quyền, với nhân viên và với chính mình. Là chủ nhân, nếu quý vị chưa thực hiện được những điều cơ bản kể trên khi điều động một cơ sở kinh doanh, hãy xem xét lại những thiếu sót không thể thiếu được này. Là nhân viên lao động, quý vị cần phải biết được trách nhiệm của mình, của chủ trong quá trình làm việc và kinh doanh và nhất là đối với quyền lợi của chính quý vị trong giai đoạn làm việc cũng như thời kỳ nghỉ hưu sau này. Nếu chủ của quý vị chưa thực hiện đầy đủ những điều cơ bản như trên, quyền lợi của quý vị có thể đang bị tổn thương. Và dù quý vị có quan tâm nhiều đến quyền lợi lao động của mình hay không, có một điều quý vị vẫn phải thực hiện là nghĩa vụ đóng thuế.

• Việt Kiều Lên FB, Kết Bạn VN Bị Gạt 4.300 Đô, Còn Bị Mắng
• Chuẩn Bị Tết Ta
• SINH HOẠT CỘNG ĐỒNG
• Cứu Nguy Kinh Tế Trong Nền Dân Chủ