Từ trước đến nay, trong các cuộc tranh giải các bộ môn thể thao, các đấu thủ hay một hội banh chỉ cần ghi tên dự tranh là xong. Nhưng trong Đại Hội Thể Thao, thể thức ghi danh có nhiều điều khác biệt.
Ghi danh là thành phần của một phái đoàn
Các đấu thủ phải sát nhập vào một Phái Đoàn nào đó để có thể ghi tên tham dự tranh tài. Thí dụ như Phái Đoàn South Bay, Little Saigon.. Các đấu thủ miền nam Cali có thể liên lạc với Ban Tổ Chức bằng điện thoại (626) 573- 5605 hay (714) 966- 2709 hoặc internet www.SoutheastAsiasports.com để coi xem mình có thể thuộc phái đoàn nào trong Đại Hội. Ngoài ra mỗi đấu thủ phải thực hiện 2 công việc sau đây:
1. Ghi danh đấu thủ: Mỗi đấu thủ muốn dự tranh một hay nhiều bộ môn trong Đại Hội Thể Thao phải điền mẫu đơn UH- 3 và kèm theo 2 tấm hình kiểu passport. Ban Tổ Chức sau khi nhận đơn, sẽ làm Thẻ Đấu Thủ và chỉ có thẻ này, đấu thủ mới được quyền dự tranh trong Đại Hội. Các đấu thủ có thể vào internet để điền đơn hoặc với Ban Tổ Chức để nhận đơn.
2. Ghi danh theo bộ môn: Sau khi điền mẫu UH- 3 cho từng cá nhân, các đấu thủ hay hội của mình phải ghi danh bộ môn mình muốn tranh tài. Sự thường các đấu thủ sẽ không tự ghi danh mà chính người Trưởng Phái Đoàn sẽ ghi danh cho mình.
Sau đây là một thí dụ điển hình cho một hội Bóng Rổ muốn ghi danh tham dự Đại Hội Thể Thao năm nay.
* Trước hết các đấu thủ phải sát nhập vào một Phái Đoàn nào đó.
* Sau khi có Phái Đoàn, người Trưởng Phái Đoàn sẽ ghi danh bộ môn Bóng Rổ cùng với các bộ môn khác của Phái Đoàn.
* Cùng trong thời gian này mỗi đấu thủ Bóng Rổ sẽ điền mẫu UH- 3 kèm theo 2 tấm hình và đưa lại cho người Trưởng Phái Đoàn để nộp cho Ban Tổ Chức với tất cả lệ phí.
* Vài ngày trước Đại Hội Thể Thao, Ban Tổ Chức sẽ trao cho Trưởng Phái Đoàn Thẻ Lực Sĩ của mỗi đấu thủ và các đấu thủ được coi như là hợp lệ để tranh tài.
Mọi thắc mắc xin Email cho Ban Tổ Chức hay điện thoại để biết rõ hơn về Phái Đoàn và các chi tiết khác.