Giấy Báo Lương (form W-2) 1 Loại Chứng Từ Khai Thuế

Giấy Báo Lương (Form W-2) 1 Loại Chứng Từ Khai Thuế   

Vào mùa thuế, khi mọi người chuẩn bị hồ sơ để khai thuế lợi tức cho năm trước, giấy báo lương là một trong những chứng từ quan trọng dùng để khai thuế. Thường thường, các cơ sở kinh doanh hay các công sở gởi bảng lương đến cho nhân viên của họ trước ngày 31 tháng 1 đầu năm, nhưng cũng có lúc, vì nhiều lý do, chẳng hạn thư bị thất lạc hay người nhận thư thay đổi chỗ ở chưa báo cho chủ cũ biết để điều chỉnh lại địa chỉ nhận thư. Vì vậy, những vấn đề liên quan đến bảng báo cáo lương hàng năm trở thành mối quan tâm chính của nhiều người.

1. Khi nào là thời hạn chót chủ nhân các cơ sở kinh doanh và các văn phòng xí nghiệp gởi giấy báo lương của cả năm đến cho nhân viên"

Chủ nhân của bất kỳ cơ sở kinh doanh, hành chính nào cũng phải hoàn tất việc gởi bảng báo cáo lương đến tất cả những người giúp việc cho họ trong năm (Form W-2), với các bản sao mẫu B, C và số 2, đến cho mỗi nhân viên, nêu rõ số tiền người này đã kiếm được trong cả năm, tiền thuế tạm thu trích từ lương của họ theo năm lịch, theo thông lệ trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Chủ nhân có thể chọn cách hoàn tất công việc gởi các mẫu W-2 này theo cách riêng của từng cơ sở ngoài cách thông thường là gởi đến cho nhân viên chức qua đường bưu chính. Chẳng hạn, chủ cơ quan có thể lên thông báo công nhân viên chức có thể đến phòng nhân sự để nhận bảng lương v.v.

2. Trường hợp ông chủ của tôi chưa gởi bảng lương cho tôi vào thời gian này, xin cho biết tôi phải làm gì  để chuẩn bị hồ sơ khai thuế của mình"

Sau ngày 31 tháng 1, nếu quý vị muốn khai nộp hồ sơ thuế mà vẫn chưa nhận được bảng báo lương của năm trước, quý vị nên liên lạc ngay với chủ nhân của quý vị để biết xem họ đã phân phối bảng báo lương cho nhân viên chưa. Quý vị cũng có thể không nhận được bảng lương do địa chỉ không đúng hay địa chỉ ghi không đầy đủ. Nếu sự chậm trễ xảy ra do địa chỉ của quý vị bị sai sót, quý vị cần phải điều chỉnh lại ngay và gởi kèm theo một phong bì có dán tem và đã đề sẵn địa chỉ đúng của quý vị cho chủ cơ quan của quý vị.

Trường hợp bảng lương bị trả lại cho chủ cơ quan của quý vị do địa chỉ bị sai hay không đầy đủ, hoặc bảng lương chưa được gởi đi, sau khi quý vị đã liên lạc với chủ của mình, hãy đợi thêm một thời gian ngắn nữa để chủ có thể gởi đến cho quý vị bảng lương để khai thuế. Sau đó, nếu đến trước ngày 16 tháng 2 quý vị vẫn chưa nhận được bảng báo lương, xin hãy liên lạc với Sở Thuế Vụ theo điện thoại số 1-800-829-4598 để được tham vấn về trường hợp của quý vị. Nhân viên Sở Thuế Vụ sẽ hoàn tất mẫu đơn khiếu nại của quý vị về vấn đề bảng lương. Mẫu đơn 4598 là mẫu đơn chung dùng để khiếu nại việc quý vị chưa nhận được các bảng lương (Form W-2) và các mẫu báo cáo tài chính (Form 1099), hoặc bảng lương và các mẫu báo cáo tài chính quý vị nhận được không chính xác (Form 4598 - Form W-2 or 1099 Not Received or Incorrect). Quý vị và chủ cơ quan nơi quý vị làm việc sẽ nhận được một bản sao mẫu đơn 4598 cùng với mẫu 4852 là bảng lương thay thế bảng lương đã thất lạc (Form 4852 - Substitute for a Missing Form W-2). Khi quý vị gọi điện thoại cho IRS, hay khi quý vị đến trực tiếp văn phòng làm việc của Sở Thuế Vụ phụ trách các vấn đề liên quan đến hồ sơ thuế của người dân, xin chuẩn bị sẵn các loại giấy tờ sau đây:

- Tên và địa chỉ đầy đủ của cơ quan (hay chủ nhân) nơi quý vị làm việc, gồm mã vùng bưu chính (zip code), số đăng ký kinh doanh của cơ quan, xí nghiệp nơi quý vị làm việc (employer identification number) nếu biết. Trường hợp quý vị cũng làm việc cho cơ quan này năm trước đó, quý vị có thể xem lại bảng báo lương của năm trước để có được số đăng ký kinh doanh của họ. Ngoài ra, quý vị cũng nên biết số điện thoại liên lạc của cơ quan.

- Tên, địa chỉ, số ASXH của quý vị, và địa chỉ cần liên lạc của quý vị.

- Quý vị cần phỏng chừng số lương quý vị đã kiếm được trong năm, tiền thuế tạm thu trên lương và thời gian quý vị làm việc cho mỗi cơ quan. Mức lương quý vị phỏng đoán có thể dựa vào thông tin ghi trên phiếu lương quý vị nhận được hằng tháng hay mỗi kỳ lương.

Khi quý vị khai hồ sơ thuế có kèm theo mẫu đơn 4852 (mẫu đơn khai bảng lương bị thất lạc hay không chính xác) để báo cáo số tiền thuế tạm thu của quý vị thay vì căn cứ trên bảng lương không chính xác hay bảng lương đã thất lạc, tiền thuế đóng dư (tiền refund) của quý vị, nếu có, có thể được gởi đến quý vị chậm hơn vì Sở Thuế Vụ phải xác minh lại các số liệu quý vị cung cấp trên hồ sơ thuế của quý vị.

Trường hợp quý vị nhận được bảng báo lương sau khi quý vị đã nộp hồ sơ thuế và bảng báo lương này không thể hiện nguồn lợi tức và mức thuế tạm thu quý vị khai trên hồ sơ thuế, quý vị hãy khai lại hồ sơ thuế với mẫu đơn 1040X. Mẫu đơn 1040X là tờ khai điều chỉnh lại hồ sơ thuế lợi tức cá nhân (Form 1040X-Amended U.S. Individual Income Tax Return).

3. Cho đến ngày 31 tháng giêng tôi vẫn chưa nhận được bảng báo lương của năm vừa qua, nên tôi đã liên lạc ngay với sở làm, báo cáo việc tôi chưa nhận được bảng lương, nhưng cho đến nay tôi vẫn chưa nhận được bảng lương nào cả. Xin cho biết, tôi phải làm sao trước tình trạng này"

Nếu đến ngày 15 tháng 2 quý vị vẫn chưa nhận được bảng báo lương của năm vừa qua, xin liên lạc với Sở Thuế Vụ để được giúp đỡ. Quý vị có thể gọi điện thoại số 1-800-829-1040. Đồng thời, xin xem lại bài "Phải Làm Gì Nếu Vẫn Chưa Nhận Được Bảng Báo Lương - Form W-2 - What To Do If Not Received" để chuẩn bị những chi tiết đặc biệt IRS cần biết để cấp cho quý vị một mẫu thay thế bảng lương, mẫu 4852 (Form 4852 - Substitute For a Missing Form W-2).

4. Làm sao tôi có thể nhận được một bảng báo lương của công ty đã phá sản vào năm ngoái"

Nếu quý vị cần phải nộp hồ sơ thuế cho năm gần nhất mà quý vị vẫn chưa nhận được bảng báo lương, xin hãy thử gọi số điện thoại nào quý vị đã liên lạc lần cuối cùng trước thời điểm này, hoặc quý vị gởi đến cho họ một phong bì có dán tem và đã đề sẵn địa chỉ nhận thư của quý vị qua địa chỉ liên lạc mới nhất quý vị có. Ngay cả khi một cơ sở doanh nghiệp bị phá sản, họ có thể vẫn có địa chỉ mới để nhận các thư từ gởi theo từ địa chỉ cũ bởi vì khi một doanh nghiệp bị vỡ nợ, cơ sở này có thể khai phá sản. Nếu chủ doanh nghiệp chưa gởi đi các bảng lương cho nhân viên và tất cả tài sản của doanh nghiệp, bao gồm hồ sơ trả lương, hiện vẫn là một phần tài sản của doanh nghiệp bị phá sản. Người chịu trách nhiệm ủy thác tài sản phá sản thường sẽ ban hành và cấp bảng lương cho nhân viên căn cứ trên mức lương và ngày giờ làm việc do họ đồng ý trả. Quý vị nên liên lạc với tòa án giải quyết các vụ phá sản để lấy được tên của người hay cơ quan ủy nhiệm phụ trách hồ sơ của công ty phá sản quý vị đã làm việc cho họ.

Trường hợp quý vị vẫn không thể nhận được một bản lương, hãy liên lạc với Sở Thuế Vụ sau ngày 15 tháng 2 của năm sau năm cơ quan nơi quý vị làm việc bị phá sản. Nhân viên đại diện IRS sẽ ghi nhận điều quý vị phản ảnh về bảng lương (W-2 complaint) và sẽ gởi đến cho quý vị mẫu 4598. Mẫu 4598 là mẫu đơn trình bày trường hợp bảng lương và bảng báo cáo tài chính không chính xác hoặc bị thất lạc (Form 4598 - Form W-2 or 1099 Not Received or Incorrect). Một bản sao mẫu 4598 sẽ được gởi tới cho quý vị và đến địa chỉ liên lạc sau cùng của chủ cơ quan của quý vị chung với mẫu 4852 (Form 4598 - Substitute for a Missing Form W-2).

Nếu tính từ ngày cuối cùng của năm thuế đến 9, 10 tháng sau, hay mãi cuối năm sau năm thuế, Sở Thuế Vụ mới có thể cung cấp cho quý vị một bản lương với các thông tin về do chủ cũ của quý vị nộp cho Sở Anh Sinh Xã Hội, quý vị hãy gọi số 1-800-829-1040 hoặc số 1-800-829-3676 để yêu cầu cung cấp cho quý vị một mẫu đơn 4506. Trường hợp khác, nếu quý vị đã khai thuế với bản lương chính (original W-2), hiện tại quý vị muốn có một bản copy của bản lương đã nộp, quý vị cũng có thể yêu cầu Sở Thuế Vụ gởi đến cho quý vị một mẫu 4506. Mẫu đơn 4506 là đơn yêu cầu nhận được một bản sao hồ sơ thuế đã nộp cho IRS (Form 4506 - Request for Copy of Tax Return).

5. Tôi có thể nộp hồ sơ khai thuế với một bản sao (bản chụp) mẫu W-2 hay không" Nếu tôi chụp lại bản lương dành cho tiểu bang hay của cơ quan chủ quản để nộp chung trong hồ sơ thuế của tôi, hồ sơ thuế của tôi vẫn hợp lệ phải không"

Quý vị có thể sử dụng một bản sao hay bản chụp của mẫu W-2 để khai thuế nếu mẫu W-2 đó rõ ràng và có thể đọc được. Quý vị có thể dùng bất cứ mẫu W-2 nào nộp chung trong hồ sơ thuế của quý vị cũng được vì tất cả đều có chung một thông tin trên cùng một dạng.

6. Khi nộp hồ sơ khai thuế, tôi đã quên không đính kèm bảng lương, các schedule tính thuế, hoặc các mẫu đơn khác chung với hồ sơ thuế của tôi. Tôi cần phải làm gì"

Hãy đợi đến khi Sở Thuế Vụ liên lạc với quý vị yêu cầu quý vị cung cấp cho họ bảng lương, các mẫu tính thuế hoặc các mẫu đơn sử dụng để khai thuế. Trong vòng 6 tuần lễ kể từ ngày quý vị gởi hồ sơ thuế đi, quý vị sẽ nhận được yêu cầu bổ sung hồ sơ của IRS và một thông báo cho biết IRS không thể chuyển hồ sơ thuế của quý vị đến trung tâm tính thuế, quý vị phải gởi bảng lương, hoặc các mẫu schedule khác đến để họ có thể so sánh bảng lương quý vị sử dụng với bảng lương họ có trong hồ sơ lưu. Tương tự, các mẫu schedule cung cấp các thông tin chứng minh cách tính thuế của quý vị, nếu cần họ sẽ yêu cầu quý vị bổ sung.

Xin đừng gởi mẫu W-2 riêng cho IRS trước khi họ yêu cầu quý vị bổ sung hồ sơ thuế, cũng không nên gởi thêm một bộ hồ sơ thuế khác với mẫu W-2 đính kèm, trừ khi quý vị muốn sửa đổi một số các chi tiết đã khai trên hồ sơ thuế.

Xin tham khảo thêm ấn bản số 17 về hồ sơ thuế lợi tức Liên bang để biết thêm các chi tiết và yêu cầu cần phải làm trong quá trình khai nộp hồ sơ thuế.

7. Tôi nhận được một bảng lương với số an sinh xã hội không đúng với số ASXH của tôi, như vậy tôi cần phải làm gì"

Quý vị hãy yêu cầu chủ cơ quan nơi quý vị làm việc sửa lại cho đúng với số an sinh xã hội của quý vị. Bảng lương đã được sửa đổi như trường hợp vừa nêu trên gọi là mẫu W-2C (Form W-2C - Corrected Wage and Tax Statement). Khi yêu cầu điều chỉnh lại bảng lương, quý vị nên lưu ý cung cấp số ASXH đúng của quý vị. Thông tin ghi trên bảng lương rất quan trọng, trường hợp các chi tiết ghi trên bảng lương không chính xác, thời gian quý vị làm việc trong năm sẽ không được ghi nhận trên hồ sơ ASXH được lưu giữ ở Sở An Sinh Xã Hội cũng như hồ sơ làm việc và nghỉ hưu của quý vị. Tóm lại, các phúc lợi về ASXH của quý vị sẽ bị ảnh hưởng vì số ASXH ghi sai trên bảng lương.

8. Tôi đã nộp hồ sơ thuế năm nay. Gần đây, tôi nhận thêm một bảng lương nữa. Tôi phải làm sao"

Nếu sau khi nộp hồ sơ khai thuế, quý vị nhận ra những thiếu sót sau đây, quý vị nên khai lại hồ sơ thuế đã nộp:

a) Quý vị đã không khai trên hồ sơ thuế một khoản thu nhập khác trong năm.

b) Quý vị đã khai các khoản thuế giảm hoặc khai nhận loại tín thuế quý vị không đủ tiêu chuẩn.

c) Quý vị khai só một vài loại giảm thuế và tín thuế dành cho quý vị; hoặc

d) Quý vị nộp hồ sơ thuế với cương vị cá nhân không thích hợp với cương vị khai thuế của quý vị.

Mẫu đơn dùng để khai lại hồ sơ thuế cho tất cả các mẫu đã sử dụng trong hồ sơ thuế đã nộp là 1040X bất kể mẫu đơn thuế đã khai là mẫu đơn gì. Quý vị  có thể đã sử dụng mẫu 1040, 1040A, và 1040EZ, mẫu đơn chung để khai lại hồ sơ thuế là mẫu 1040X (Form 1040X - Amended U.S. Individual Income Tax Return).

• Tổng Kết Thị Trường Cổ Phiếu
• Mổ Mắt Cườm Giúp Sống Thọ, Ít Bệnh Hơn
• Hãng HP Cắt 9,000 Việc Ở Mỹ, Cali Sẽ Thêm 2,000 Việc Làm
• Ảnh Hưởng Katrina Và Rita Đối Với Người Di Dân