Bản tiếng Việt: Thúy Chi - IRS/SPEC
1. Tiêu chuẩn sử dụng thông thường (Regular Use)
Để hội đủ điều kiện cho tiêu chuẩn này, tiêu chuẩn thông thường, quý vị phải sử dụng một khu vực đặc biệt trong căn nhà quý vị hiện đang cư ngụ để phục vụ cho mục đích kinh doanh của quý vị như một cơ sở kinh doanh bình thường. Nếu quý vị thỉnh thoảng mới dùng nơi này để hoạt động kinh doanh, hoặc nếu quý vị sử dụng mặt bằng này xen kẽ với các hoạt động khác, quý vị sẽ không đạt tiêu chuẩn để khai phần nhà này là một cơ sở kinh thường xuyên của quý vị.
2. Tiêu chuẩn sử dụng nhà vào mục đích kinh doanh, thương mại (Trade or Business Use)
Để hội đủ điều kiện cho tiêu chuẩn này, quý vị phải sử dụng phần nhà ở vào mục đính kinh doanh chủ yếu. Trường hợp quý vị sử dụng một phần căn nhà của mình vào các mục đích kiếm lợi nhưng không qua hình thức kinh doanh, quý vị không thể khai giảm thuế cho các chi phí trên phần nhà sử dụng theo tiêu chuẩn kinh doanh được.
Ví dụ: Quý vị thường xuyên sử dụng một phần căn nhà đang ở làm nơi để đọc các ấn phẩm và các báo cáo tài chính, để cắt các mẫu trái phiếu, và để tiến hành các hoạt động liên quan đến công việc đầu tư cá nhân của quý vị. Quý vị không thực hiện các dịch vụ đầu tư như một người trung gian mua bán cổ phiếu hay làm đại diện cho các tổ chức thương mại tài chính. Do đó, các hoạt động của quý vị không phải là một phần của hoạt động kinh doanh có đăng ký môn bài và quý vị không thể khai giảm thuế cho phần nhà của quý vị sử dụng vào mục đích kinh doanh .
3. Cơ Sở Kinh Doanh Chính
Cơ sở kinh doanh của quý vị có thể có nhiều địa điểm để hoạt động ki, doanh bao gồm cả nhà ở của quý vị, nhưng tất cả các nơi này chỉ tập trung vào một loại kinh doanh. Trong trường hợp này để đủ tiêu chuẩn khai giảm thuế cho các chi phí kinh doanh cho phần cơ sở ở nhà, căn nhà nơi quý vị cư ngụ đồng thời sử dụng một phần vào mục tiêu kinh doanh phải là cơ sở chính của hình thức kinh doanh quý vị đã đăng ký. Để xác định xem nhà ở của quý vị có phải là trụ sở kinh doanh chính hay không, quý vị cần phải cân nhắc các yếu tố sau đây:
§ Sự quan trọng tương đối giữa các hoạt động kinh doanh được thực hiện ở từng nơi khi quý vị điều hành công việc kinh doanh của mình.
§ Thời gian quý vị bỏ ra để điều hành công việc kinh doanh ở mỗi nơi.
Nhà ở của quý vị được xem là nơi điều hành kinh doanh chính nếu quý vị hội đủ những điều kiện sau đây:
§ Quý vị thường xuyên sử dụng phần nhà ở để điều động các sinh hoạt hành chính của quá trình kinh doanh.
§ Ngoài nơi này quý vị không có một địa điểm cụ thể nào khác để điều động và tiến hành các sinh hoạt hành chính của công việc kinh doanh.
Nếu sau khi đã cân nhắc các tiêu chuẩn hành chính và điều hành công việc kinh doanh giữa các địa điểm kinh doanh, nhà ở của quý vị không phải là địa điểm điều hành kinh doanh chủ yếu, quý vị không thể khai để trừ thuế các chi phí dành cho việc sử dụng nhà ở làm cơ sở kinh doanh. Tuy vậy, quý vị cũng nên tham khảo thêm ấn bản 587, phần bàn về những nơi được dùng để tiếp xúc với bệnh nhân, khách hàng hay thân chủ, hoặc phần bàn về phần cấu trúc của mặt bằng kinh doanh không gắn liền với nhà ở, để biết thêm các điều kiện khác để đủ tiêu chẩn khai giảm thuế cho phần nhà ở được sử dụng vào mục đích kinh doanh.
4. Các hoạt động hành chính và điều hành kinh doanh
Có nhiều dạng hoạt động mang tính chất hành chính và điều hành quá trình kinh doanh. Dưới đây là một số các ví dụ tiêu biểu:
· Nơi quý vị gởi các hóa đơn hay giấy báo nợ đến cho thân chủ, khách hàng hay bệnh nhân của mình.
· Nơi quý vị lưu giữ hồ sơ và sổ sách kế toán.
· Nơi quý vị đặt hàng để sản xuất hay để bán.
· Nơi quý vị sắp xếp các cuộc hẹn với khách hàng.
· Nơi quý vị gởi các hóa đơn đặt hàng, hay nơi quý vị viết các báo cáo kinh doanh.
5. Các hoạt động hành chính và điều hành kinh doanh thực hiện ở các địa điểm khác
Các hoạt động sau đây do quý vị hay những người khác tiến hành sẽ không làm thay đổi chức năng hoạt động kinh doanh chính của cơ sở đặt tại nhà của quý vị:
· Quý vị có những nhân viên khác tiến hành các hoạt động hành chính hay điều hành các hoạt động kinh doanh ở các địa điểm khác ngoài trụ sở là văn phòng đặt tại nhà của quý vị. Chẳng hạn, quý vị thuê một công ty khác làm công việc gởi hóa đơn nợ đến cho khách hàng của quý vị.
· Quý vị tiến hành công việc quản lý hành chính và điều động việc kinh doanh ở nhiều nơi khác nhau và không nhất định một nơi cụ thể, chẳng hạn, quý vị làm công việc này ngay trên xe hơi hay trong phòng nghỉ ở khách sạn.
· Thỉnh thoảng quý vị cũng điều động công việc kinh doanh và giải quyết các thủ tục hành chánh ở các văn phòng hay địa điểm cố định ngoài văn phòng ở nhà.
· Quý vị tiến hành hầu hết các hoạt động không mang tính chất hành chánh hay điều động sơ sở kinh doanh tại một nơi nhất định khác với trụ sở được đặt tại nhà ở. Ví dụ: Quý vị cung cấp các dịch vụ kinh doanh cho khách hàng, thân chủ hay bệnh nhân ở một địa điểm nhất định ngoài trụ sở đặt tại nhà.
· Quý vị có một nơi thích hợp để thực hiện các hoạt động hành chính và điều hành việc kinh doanh ở một nơi ngoài nhà ở của quý vị, nhưng quý vị chọn trụ sở đặt ở nhà để thực hiện các hoạt động hành chính và quản lý tại nhà.
Các trường hợp điển hình liên quan đến các tiêu chuẩn sử dụng nhà ở làm cơ sở kinh doanh:
Ví dụ 1: John là thợ sửa ống nước, anh nhận các hợp đồng sửa chữa và thực hiện hợp đồng độc lập không qua trung gian thuê mướn của một công ty nào. Phần lớn thời gian làm việc của John xảy ra ở nhà hoặc công ty của khách hàng. John mở một văn phòng làm việc nhỏ ngay tại nhà, và anh thường xuyên sử dụng nơi này để giải quyết các vấn đề hành chính và điều động kinh doanh như liên lạc với khách hàng và những cơ sở khác bằng điện thoại, đặt hàng, và giữ hồ sơ sổ sách.
John cũng thường xuyên ghi các bản định giá hay báo cho khách hàng của anh những phần đã được sửa chữa tại nhà của khách hàng. Ngoài văn phòng làm việc ở nhà, anh chẳng bao giờ làm sổ sách hay điều hành công việc kinh doanh của mình ở một nơi nào khác. John không tự gởi hóa đơn đến cho các khách hàng. Anh thuê một cơ quan dịch vụ sổ sách ở gần nhà thực hiện công việc này giúp anh.
Trong trường hợp này, nhà ở của John đủ tiêu chuẩn là cơ sở kinh doanh chính nên anh có thể khai để giảm thuế các chi phí kinh doanh cho phần nhà được sử dụng vào mục đích kinh doanh. Anh sử dụng nơi này để điều hành các thủ tục hành chánh và các hoạt động liên quan đến việc sửa chữa các hệ thống nước của anh. Việc anh chọn một cơ quan khác lo việc gởi các hóa đơn đến cho khách hàng không ảnh hưởng đến tiêu chuẩn trụ sở kinh doanh chính đặt tại nhà. John hội đủ tất cả các tiêu chuẩn, gồm cả tiêu chuẩn dùng nhà ở làm cơ sở kinh doanh chính. Do đó, anh có thể khai để trừ thuế các chi phí kinh doanh trên phần nhà dành riêng cho việc kinh doanh theo một giới hạn nhất định về việc sử dụng nhà ở vào mục đích kinh doanh.
Ví dụ 2: Kathleen là một giáo viên dạy ở một trường tiểu học. Trường yêu cầu chị dạy học và tiếp xúc với học sinh ở trường. Sau các buổi lên lớp, chị có thể chấm bài và ghi chép sổ điểm ở trường. Trường học dành cho Kathleen một vă phòng nhỏ để làm việc và lên kế hoạch cho lớp đồng thời tiếp xúc với học sinh và phụ huynh học sinh ngay tại trường. Trường không yêu cầu chị phải làm việc ở nhà.
Kathleen thích sử dụng văn phòng làm việc ở nhà do chị ấn định và dành riêng nơi này để chấm điểm, làm kế hoạch giảng dạy; chị không sử dụng văn phòng do trường học cung cấp cho chị. Chị thường xuyên sử dụng nơi làm việc này và dành riêng nơi này cho công việc chấm, soạn bài vở. Chị cũng dùng nơi này để hoàn tất các thủ tục hành chính của công việc dạy học.
Trong trường hợp này, Kathleen đạt tiêu chuẩn theo các tiện nghi của chủ (the convenient-of-the-employer test), ngay cả khi nhà ở của chị đủ tiêu chuẩn cho một trụ sở kinh doanh chính để trừ các chi phí liên quan đến phần nhà ở sử dụng riêng cho kinh doanh. Nhưng chủ nhân của Kathleen lại không yêu cầu chị làm việc ở nhà, vì vậy chị không đủ tiêu chuẩn theo tiện nghi của chủ và không thể khai để trừ thuế cho các chi phí phát sinh liên quan đến phần nhà sử dụng vào mục đích riêng.
Đến đây, nếu quý vị vẫn chưa thể tự trả lời được câu hỏi phần nhà ở sử dụng vào việc kinh doanh của quý vị có đủ tiêu chuẩn để khai trừ thuế các chi phí kinh doanh hay không, quý vị nên nhờ một chuyên viên về thuế vụ giúp quý vị. Hoặc quý vị liên lạc với IRS qua điện thoại số 1-800-829-1040.
1. Tiêu chuẩn sử dụng thông thường (Regular Use)
Để hội đủ điều kiện cho tiêu chuẩn này, tiêu chuẩn thông thường, quý vị phải sử dụng một khu vực đặc biệt trong căn nhà quý vị hiện đang cư ngụ để phục vụ cho mục đích kinh doanh của quý vị như một cơ sở kinh doanh bình thường. Nếu quý vị thỉnh thoảng mới dùng nơi này để hoạt động kinh doanh, hoặc nếu quý vị sử dụng mặt bằng này xen kẽ với các hoạt động khác, quý vị sẽ không đạt tiêu chuẩn để khai phần nhà này là một cơ sở kinh thường xuyên của quý vị.
2. Tiêu chuẩn sử dụng nhà vào mục đích kinh doanh, thương mại (Trade or Business Use)
Để hội đủ điều kiện cho tiêu chuẩn này, quý vị phải sử dụng phần nhà ở vào mục đính kinh doanh chủ yếu. Trường hợp quý vị sử dụng một phần căn nhà của mình vào các mục đích kiếm lợi nhưng không qua hình thức kinh doanh, quý vị không thể khai giảm thuế cho các chi phí trên phần nhà sử dụng theo tiêu chuẩn kinh doanh được.
Ví dụ: Quý vị thường xuyên sử dụng một phần căn nhà đang ở làm nơi để đọc các ấn phẩm và các báo cáo tài chính, để cắt các mẫu trái phiếu, và để tiến hành các hoạt động liên quan đến công việc đầu tư cá nhân của quý vị. Quý vị không thực hiện các dịch vụ đầu tư như một người trung gian mua bán cổ phiếu hay làm đại diện cho các tổ chức thương mại tài chính. Do đó, các hoạt động của quý vị không phải là một phần của hoạt động kinh doanh có đăng ký môn bài và quý vị không thể khai giảm thuế cho phần nhà của quý vị sử dụng vào mục đích kinh doanh .
3. Cơ Sở Kinh Doanh Chính
Cơ sở kinh doanh của quý vị có thể có nhiều địa điểm để hoạt động ki, doanh bao gồm cả nhà ở của quý vị, nhưng tất cả các nơi này chỉ tập trung vào một loại kinh doanh. Trong trường hợp này để đủ tiêu chuẩn khai giảm thuế cho các chi phí kinh doanh cho phần cơ sở ở nhà, căn nhà nơi quý vị cư ngụ đồng thời sử dụng một phần vào mục tiêu kinh doanh phải là cơ sở chính của hình thức kinh doanh quý vị đã đăng ký. Để xác định xem nhà ở của quý vị có phải là trụ sở kinh doanh chính hay không, quý vị cần phải cân nhắc các yếu tố sau đây:
§ Sự quan trọng tương đối giữa các hoạt động kinh doanh được thực hiện ở từng nơi khi quý vị điều hành công việc kinh doanh của mình.
§ Thời gian quý vị bỏ ra để điều hành công việc kinh doanh ở mỗi nơi.
Nhà ở của quý vị được xem là nơi điều hành kinh doanh chính nếu quý vị hội đủ những điều kiện sau đây:
§ Quý vị thường xuyên sử dụng phần nhà ở để điều động các sinh hoạt hành chính của quá trình kinh doanh.
§ Ngoài nơi này quý vị không có một địa điểm cụ thể nào khác để điều động và tiến hành các sinh hoạt hành chính của công việc kinh doanh.
Nếu sau khi đã cân nhắc các tiêu chuẩn hành chính và điều hành công việc kinh doanh giữa các địa điểm kinh doanh, nhà ở của quý vị không phải là địa điểm điều hành kinh doanh chủ yếu, quý vị không thể khai để trừ thuế các chi phí dành cho việc sử dụng nhà ở làm cơ sở kinh doanh. Tuy vậy, quý vị cũng nên tham khảo thêm ấn bản 587, phần bàn về những nơi được dùng để tiếp xúc với bệnh nhân, khách hàng hay thân chủ, hoặc phần bàn về phần cấu trúc của mặt bằng kinh doanh không gắn liền với nhà ở, để biết thêm các điều kiện khác để đủ tiêu chẩn khai giảm thuế cho phần nhà ở được sử dụng vào mục đích kinh doanh.
4. Các hoạt động hành chính và điều hành kinh doanh
Có nhiều dạng hoạt động mang tính chất hành chính và điều hành quá trình kinh doanh. Dưới đây là một số các ví dụ tiêu biểu:
· Nơi quý vị gởi các hóa đơn hay giấy báo nợ đến cho thân chủ, khách hàng hay bệnh nhân của mình.
· Nơi quý vị lưu giữ hồ sơ và sổ sách kế toán.
· Nơi quý vị đặt hàng để sản xuất hay để bán.
· Nơi quý vị sắp xếp các cuộc hẹn với khách hàng.
· Nơi quý vị gởi các hóa đơn đặt hàng, hay nơi quý vị viết các báo cáo kinh doanh.
5. Các hoạt động hành chính và điều hành kinh doanh thực hiện ở các địa điểm khác
Các hoạt động sau đây do quý vị hay những người khác tiến hành sẽ không làm thay đổi chức năng hoạt động kinh doanh chính của cơ sở đặt tại nhà của quý vị:
· Quý vị có những nhân viên khác tiến hành các hoạt động hành chính hay điều hành các hoạt động kinh doanh ở các địa điểm khác ngoài trụ sở là văn phòng đặt tại nhà của quý vị. Chẳng hạn, quý vị thuê một công ty khác làm công việc gởi hóa đơn nợ đến cho khách hàng của quý vị.
· Quý vị tiến hành công việc quản lý hành chính và điều động việc kinh doanh ở nhiều nơi khác nhau và không nhất định một nơi cụ thể, chẳng hạn, quý vị làm công việc này ngay trên xe hơi hay trong phòng nghỉ ở khách sạn.
· Thỉnh thoảng quý vị cũng điều động công việc kinh doanh và giải quyết các thủ tục hành chánh ở các văn phòng hay địa điểm cố định ngoài văn phòng ở nhà.
· Quý vị tiến hành hầu hết các hoạt động không mang tính chất hành chánh hay điều động sơ sở kinh doanh tại một nơi nhất định khác với trụ sở được đặt tại nhà ở. Ví dụ: Quý vị cung cấp các dịch vụ kinh doanh cho khách hàng, thân chủ hay bệnh nhân ở một địa điểm nhất định ngoài trụ sở đặt tại nhà.
· Quý vị có một nơi thích hợp để thực hiện các hoạt động hành chính và điều hành việc kinh doanh ở một nơi ngoài nhà ở của quý vị, nhưng quý vị chọn trụ sở đặt ở nhà để thực hiện các hoạt động hành chính và quản lý tại nhà.
Các trường hợp điển hình liên quan đến các tiêu chuẩn sử dụng nhà ở làm cơ sở kinh doanh:
Ví dụ 1: John là thợ sửa ống nước, anh nhận các hợp đồng sửa chữa và thực hiện hợp đồng độc lập không qua trung gian thuê mướn của một công ty nào. Phần lớn thời gian làm việc của John xảy ra ở nhà hoặc công ty của khách hàng. John mở một văn phòng làm việc nhỏ ngay tại nhà, và anh thường xuyên sử dụng nơi này để giải quyết các vấn đề hành chính và điều động kinh doanh như liên lạc với khách hàng và những cơ sở khác bằng điện thoại, đặt hàng, và giữ hồ sơ sổ sách.
John cũng thường xuyên ghi các bản định giá hay báo cho khách hàng của anh những phần đã được sửa chữa tại nhà của khách hàng. Ngoài văn phòng làm việc ở nhà, anh chẳng bao giờ làm sổ sách hay điều hành công việc kinh doanh của mình ở một nơi nào khác. John không tự gởi hóa đơn đến cho các khách hàng. Anh thuê một cơ quan dịch vụ sổ sách ở gần nhà thực hiện công việc này giúp anh.
Trong trường hợp này, nhà ở của John đủ tiêu chuẩn là cơ sở kinh doanh chính nên anh có thể khai để giảm thuế các chi phí kinh doanh cho phần nhà được sử dụng vào mục đích kinh doanh. Anh sử dụng nơi này để điều hành các thủ tục hành chánh và các hoạt động liên quan đến việc sửa chữa các hệ thống nước của anh. Việc anh chọn một cơ quan khác lo việc gởi các hóa đơn đến cho khách hàng không ảnh hưởng đến tiêu chuẩn trụ sở kinh doanh chính đặt tại nhà. John hội đủ tất cả các tiêu chuẩn, gồm cả tiêu chuẩn dùng nhà ở làm cơ sở kinh doanh chính. Do đó, anh có thể khai để trừ thuế các chi phí kinh doanh trên phần nhà dành riêng cho việc kinh doanh theo một giới hạn nhất định về việc sử dụng nhà ở vào mục đích kinh doanh.
Ví dụ 2: Kathleen là một giáo viên dạy ở một trường tiểu học. Trường yêu cầu chị dạy học và tiếp xúc với học sinh ở trường. Sau các buổi lên lớp, chị có thể chấm bài và ghi chép sổ điểm ở trường. Trường học dành cho Kathleen một vă phòng nhỏ để làm việc và lên kế hoạch cho lớp đồng thời tiếp xúc với học sinh và phụ huynh học sinh ngay tại trường. Trường không yêu cầu chị phải làm việc ở nhà.
Kathleen thích sử dụng văn phòng làm việc ở nhà do chị ấn định và dành riêng nơi này để chấm điểm, làm kế hoạch giảng dạy; chị không sử dụng văn phòng do trường học cung cấp cho chị. Chị thường xuyên sử dụng nơi làm việc này và dành riêng nơi này cho công việc chấm, soạn bài vở. Chị cũng dùng nơi này để hoàn tất các thủ tục hành chính của công việc dạy học.
Trong trường hợp này, Kathleen đạt tiêu chuẩn theo các tiện nghi của chủ (the convenient-of-the-employer test), ngay cả khi nhà ở của chị đủ tiêu chuẩn cho một trụ sở kinh doanh chính để trừ các chi phí liên quan đến phần nhà ở sử dụng riêng cho kinh doanh. Nhưng chủ nhân của Kathleen lại không yêu cầu chị làm việc ở nhà, vì vậy chị không đủ tiêu chuẩn theo tiện nghi của chủ và không thể khai để trừ thuế cho các chi phí phát sinh liên quan đến phần nhà sử dụng vào mục đích riêng.
Đến đây, nếu quý vị vẫn chưa thể tự trả lời được câu hỏi phần nhà ở sử dụng vào việc kinh doanh của quý vị có đủ tiêu chuẩn để khai trừ thuế các chi phí kinh doanh hay không, quý vị nên nhờ một chuyên viên về thuế vụ giúp quý vị. Hoặc quý vị liên lạc với IRS qua điện thoại số 1-800-829-1040.
Gửi ý kiến của bạn
