- Thúy Chi - IRS/SPEC/www.irs.gov
1. Tại sao cần phải lưu giữ hồ sơ khai thuế"
Khi làm đơn khai thuế, với một hồ sơ được lưu giữ đầy đủ và hợp lý, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và việc chuẩn bị hồ sơ thuế sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Ngoài ra, nếu sau đó hồ sơ thuế của bạn bị kiểm tra, bạn sẽ có ngay câu trả lời cho các câu hỏi của nhân viên kiểm toán. Đồng thời, nếu bạn nhận được giấy báo đóng thêm tiền thuế, bạn sẽ biết ngay bạn cần phải làm gì, chẳng hạn số tiền thuế còn thiếu trên thơ thông báo của IRS có đúng hay không.
Một số chứng từ lưu thuế cần phải giữ rất lâu, chẳng hạn giấy tờ liên quan đến tài sản như nhà cửa. Bạn có thể phải lưu giữ các loại giấy tờ này để trong trường hợp bạn sang nhượng tài sản cho người khác, bạn sẽ có ngay con số lời, lỗ để khai thuế. Nói chung, những hồ sơ khai thuế cần được lưu giữ trong vòng 3 năm tính từ ngày bạn nộp đơn khai thuế. Những hồ sơ thuế được lưu giữ cẩn thận sẽ giúp bạn chuẩn bị hay sửa đổi các hồ sơ khác trong tương lai. Xin tham khảo thêm ấn bản 552 để biết thêm chi tiết về việc lưu giữ chứng từ khai khuế cá nhân (Publication 552 - Recordkeeping for Individuals).
Trường hợp bạn là chủ nhân của một doanh nghiệp, bạn cần phải lưu giữ tất cả các chứng từ liên quan đến việc thuê mướn nhân viên giúp việc để khai thuế (employment tax records) ít nhất 4 năm từ sau ngày đáo hạn nộp thuế hoặc sau khi bạn đã đóng thuế đầy đủ, tùy theo trường hợp nào xảy ra sau.
Nếu bạn có các hoạt động kinh doanh, bạn không nhất thiết phải theo đúng một phương pháp lưu hồ sơ nào. Tuy nhiên, phương pháp bạn sử dụng để lập hồ sơ lưu thuế cần phải phản ảnh tổng lợi tức cũng như các chi tiêu trong kinh doanh rõ ràng và chính xác. Chứng từ lưu cần phải dẫn chứng cụ thể cả hai nguồn thu chi trong kinh doanh của bạn. Các ấn bản 583 và 463 cung cấp thêm thông tin về cần thiết về việc lưu giữ hồ sơ thuế cá nhân và các dịch vụ kinh doanh.
2. Xin cho biết các loại giấy tờ nào người khai thuế cá nhân cần phải lưu giữ để lập hồ sơ thuế"
Chứng từ lưu như hóa đơn (receipts), chi phiếu đã dùng (canceled checks), cùng các loại giấy tờ khác liên quan đến một nguồn thu nhập hoặc một khoản tiền được trừ thuế khai trên hồ sơ thuế của bạn cần được lưu giữ cho đến hết thời gian có hiệu lực theo quy định (statute of limitations) dành cho hồ sơ thuế. Về việc đánh giá số tiền thuế nợ, thời gian lưu chứng từ thường là 3 năm tính từ ngày bạn nộp hồ sơ thuế. Về việc khai nhận tín thuế hay tiền refund, thời gian lưu hồ sơ liên quan thường là 3 năm tính từ ngày bạn nộp bộ hồ sơ khai thuế đầu tiên của năm thuế (the original return filed), hay 2 năm sau ngày bạn thanh toán số tiền thuế nợ, tùy theo trường hợp nào xảy ra sau. Những hồ sơ nộp trước ngày đáo hạn nộp hồ sơ thuế của năm được xem như nộp đúng hạn. Không có quy định đặc biệt về thời gian lưu giữ chứng từ đối với hồ sơ thuế khai man hoặc khi không nộp đơn khai thuế.
Là người thọ thuế cá nhân có các hoạt động kinh doanh phải khai thuế, bạn nên lập và giữ một bộ hồ sơ thuế lưu đầy đủ. Bạn cần phải giữ một bản sao mẫu C của tất cả các bản lương (copy C of all Forms W-2), mẫu 1099 (Form 1099) về các khoản tiền lãi và những nguồn lợi tức khác bạn đã nhận trong năm thuế, và một bộ chứng từ lưu của mọi nguồn thông tin bạn khai trên hồ sơ thuế. Các loại chứng từ này cần được lưu giữ ít nhất 3 năm từ ngày bạn nộp đơn khai thuế hoặc 2 năm sau ngày bạn đóng đủ số tiền thuế nợ. Xin tham khảo thêm ấn bản 552 để biết rõ hơn các chi tiết cần thiết về vần đề lưu giữ chứng từ lưu thuế của người thọ thuế cá nhân.
3. Người khai thuế cá nhân cần phải giữ lại các chứng từ lưu thuế trong bao lâu"
Thời gian giữ chứng từ lưu thuế tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh hay sinh hoạt của bạn, các chi phí, hoặc sự kiện xảy ra có liên quan đến loại giấy tờ bạn lưu giữ. Nói chung, bạn cần phải giữ lại tất cả các chứng từ liên quan đến các chi tiết bạn khai trên hồ sơ thuế để chứng minh nguồn lợi tức hay các chi phí đã bỏ ra cho đến khi hết thời hạn lưu giữ yêu cầu của mỗi bộ hồ sơ thuế.
Thời gian lưu giữ (period of limitations) là khoảng thời gian theo đó bạn có thể sửa đổi các chi tiết trên hồ sơ thuế đã nộp, như khai nhận tín thuế hay tiền refund, hoặc thời gian IRS có thể ấn định lại số tiền thuế bạn cần phải đóng thêm. Thông tin giới thiệu dưới đây bao gồm các khoảng thời gian giới hạn áp dụng cho những hồ sơ thuế lợi tức. Trừ khi được giải thích rõ hơn, số năm ghi trong danh sách này là thời gian tính từ sau ngày bạn nộp hồ sơ thuế. Những hồ sơ thuế nộp trước ngày đáo hạn của năm thuế cũng được xem như nộp đúng hạn.
Bạn nên có bản sao cho tất cả các hồ sơ thuế đã nộp. Những hồ sơ thuế lưu giữ này sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ thuế mới trong tương lai và đồng thời giúp bạn tính toán nhanh hơn khi bạn phải sửa đổi một hồ sơ thuế. Sau đây là thời gian lưu giữ hồ cần thiết.
- Bạn phải đóng thêm một khoản tiền thuế (additional tax) và bạn KHÔNG thuộc một trong ba trường hợp liệt kê tiếp theo, bạn thường phải lưu hồ sơ thuế 3 năm.
- Bạn không khai nguồn thu nhập đáng lẽ phải khai, và số tiền không khai này nhiều hơn 25% tổng lợi tức bạn khai trên hồ sơ thuế. Trường hợp này bạn nên lưu hồ sơ thuế 6 năm.
- Bạn không trung thực KHI khai bộ hồ sơ thuế đã nộp: bạn nên lưu giữ tất cả các chứng từ bạn có vô thời hạn (vì nếu bị audit/kiểm tra, và bạn phải đóng một khoản tiền lớn, chứng từ lưu có thể giúp bạn đóng thuế ít hơn).
- Bạn không nộp hồ sơ thuế, giữ chứng từ càng lâu càng tốt hơn cho bạn (lý do: tương tự như trường hợp trên).
- Bạn khai nhận tín thuế hoặc tiền refund sau khi đã nộp hồ sơ thuế, giữ bản sao của bộ hồ sơ thuế ban đầu trong 3 năm tính từ ngày nộp đơn thuế, hay 2 năm tính từ ngày bạn đóng đầy đủ số tiền thuế nợ, tùy theo trường hợp nào xảy ra sau.
- Bạn khai lỗ từ các chứng khoán mất giá trị (a loss from worthless securites), hoặc khai giảm thuế trên các món nợ khó đòi (bad debt deduction), bạn cần phải giữ chứng từ 7 năm.
- Tất cả chứng từ liên quan đến việc khai thuế lao động (all employment tax records) cần được lưu giữ ít nhất 4 năm tính từ ngày các khoản tiền thuế lao động đáo hạn hay ngày đóng số tiền thuế này, tùy theo tình huống nào xảy ra sau.
4. Chứng từ liên quan đến công ăn việc làm bao gồm những loại nào" Các loại giấy tờ này cần được lưu giữ bao lâu"
Là người khai thuế cá nhân, bạn nên có một bộ hồ sơ lưu đầy đủ cho mỗi năm thuế. Mẫu C của các bảng báo lương, và các mẫu báo cáo tài chính 1099 là các chứng từ quan trọng phải lưu giữ vì các chứng từ này cho thấy nguồn lợi tức cũng như tiền lãi bạn nhận được như một nguồn lợi tức. Ngoài ra, các chứng từ khác liên quan đến các chi tiết bạn khai trên hồ sơ thuế cũng cần được bảo lưu cẩn thận, chung với bộ hồ sơ thuế. Các loại chứng từ lưu này cần được lưu giữ ít nhất 3 năm tính từ ngày bạn nộp hồ sơ khai thuế của năm, hoặc 2 năm sau ngày bạn đóng thuế cho năm đó, tùy theo trường hợp nào xảy ra sau. Chi tiết về vấn đề lưu chứng từ khai thuế cá nhân được giới thiệu trên ấn bản 552 - Lưu Hồ Sơ Thuế Cá Nhân (Publication 552 - Record Keeping for Individuals).
Trường hợp bạn là chủ nhân, bạn cần phải lưu tất cả chứng từ liên quan đến việc đóng thuế lao động (all records of employment taxes) ít nhất 4 năm. IRS có thể yêu cầu được xem các chứng từ này bất cứ lúc nào. Hồ sơ lưu thuế của một chủ doanh nghiệp bao gồm:
- Số đăng ký kinh doanh (employer identification number - EIN).
- Số tiền và ngày bạn trả lương nhân viên, tiền đóng vào các quỹ trợ cấp lưu niên (annuity payments), quỹ hưu cho nhân viên (pension payments).
- Các khoản tiền tips bạn đã báo cáo (reported tips).
- Giá trị của các khoản chi trả lương tương đương (in-kind wages).
- Tên, họ; địa chỉ; số an sinh xã hội, và công việc của tất cả nhân viên giúp việc cho bạn cũng như của người nhận thù lao.
- Bản sao của tất cả các bảng lương gởi cho nhân viên bị trả lại cho bạn vì lý do không có người nhận.
- Ngày nhận việc (dates of employment).
- Thời gian nhân viên làm việc hoặc người nhận thù lao bị bịnh nhưng vẫn được trả lương; số tiền đã trả, và mức lương hằng tuần bạn hoặc một người khác/bộ phận khác trả cho họ.
- Bản sao tất cả các mẫu đơn cho phép chủ giữ lại tiền thuế tạm thu của nhân viên, bao gồm các mẫu W-4; W-4P; W-4S; và W-4V.
- Ngày tháng và số tiền thuế ký thác (tax deposits) bạn đã đóng.
- Bản sao của các hồ sơ thuế đã nộp.
- Chứng từ liên quan đến các khoản tiền tips phân phối (allocated tips).
- Chứng từ liên quan đến các khoản phúc lợi phụ cung cấp cho nhân viên, bao gồm sự viện dẫn cho các khoản phúc lợi phụ chi trả.
Gửi ý kiến của bạn
