Thúy Chi - IRS/SPEC
Sở Thuế Vụ không đặc biệt yêu cầu người khai thuế phải lưu các chứng từ liên quan đến việc khai thuế của họ Tuy nhiên, là người khai và đóng thuế, quý vị nên có một bộ hồ sơ lưu riêng để giúp quý vị cũng như Sở Thuế Vụ xác định được tính chính xác của những chi tiết trên hồ sơ thuế.
Quý vị có thể sử dụng thông tin từ các báo cáo tài khoản ngân hàng của quý vị để làm chứng từ lưu cho các nguồn thu nhập và chi tiêu của mình. Trên các bản báo cáo lưu, quý vị nên kiểm tra và xác định rõ các khoản tiền, nguồn tiền nhập vào tài khoản cùng các loại chi tiêu.
Đồng thời, quý vị cũng cần phải lưu các chứng từ liên quan đến các khoản thu - chi như hóa đơn, giấy báo trả tiền v.v. để bổ sung các khoản chi phí được giảm thuế.
Quý vị nên lưu các chứng từ thuế theo các trình tự thuận tiện cho việc truy cập thông tin và giữ ở một nơi an toàn. Hồ sơ lưu của quý vị có thể được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng và phân loại theo các nguồn thu - chi. Quý vị cũng có thể lưu hồ sơ theo nguyên tắc chung là giữ tất cả các chứng từ liên quan với nhau theo từng mục đặc biệt trong các phong bì riêng.
Các phương pháp lưu giữ hồ sơ:
1. Hồ sơ được lưu giữ bằng máy điện toán. Quý vị có thể sử dụng phần mềm vi tính cài đặt trong máy computer cá nhân để lưu hồ sơ. Loại linh kiện vi tính này có bán tại các tiệm bán lẻ. Các chương trình này sử dụng tương đối dễ dàng và không đòi hỏi nhiều kỹ năng chuyên môn về kế toán và thống kê kế toán.
Nếu quý vị sử dụng phương pháp lưu giữ hồ sơ bằng máy điện toán, quý vị cần phải biết cách viết các báo cáo dễ đọc, dễ hiểu, sử dụng các thông tin cần thiết để xác định được mức thuế quý vị phải đóng. Ngoài ra, quý vị vẫn cần phải lưu giữ các chứng từ chứng minh các khoản thanh toán, các hóa đơn, và các loại giấy tờ chứng minh các số liệu khai trên hồ sơ thuế.
2. Lưu giữ bản sao các bộ hồ sơ thuế. Quý vị nên giữ lại đầy đủ bản sao của các bộ hồ sơ thuế đã nộp như một phần các hồ sơ thuế lưu. Những bộ hồ sơ thuế lưu này có thể giúp quý vị khai thuế cho những năm sau đó; đồng thời quý vị cũng có thể căn cứ trên các bản lưu này để điều chỉnh lại những bộ hồ sơ thuế đã nộp. Các bộ hồ sơ thuế lưu cùng các chứng từ lưu khác có thể rất cần thiết cho các chuyên viên cố vấn, người quản lý hồ sơ cá nhân của quý vị cũng như người thừa hành di chúc về tài sản của quý vị.
Khi cần quý vị vẫn có thể yêu cầu Sở Thuế Vụ cung cấp cho quý vị một phó bản của bất cứ bộ hồ sơ thuế nào quý vị đã nộp cùng tất cả các giấy tơ đính kèm theo hồ sơ ấy, ngay cả một bản lương của quý vị. Quý vị phải điền đầy đủ vào mẫu đơn 4506 để gởi yêu cầu nhận các phó bản. Mẫu đơn 4506 là mẫu đơn yêu cầu một bản sao hay một phó bản của hồ sơ thuế (Form 4506 - Request for Copy or Transcript of Tax Form). Muốn biết thêm chi tiết về các khoản lệ phí phải đóng và nơi nộp đơn yêu cầu, xin quý vị tham khảo thêm tờ hướng dẫn sử dụng mẫu đơn này (Form 4506 instructions).
Các loại hồ sơ cần lưu giữ:
1) Hồ sơ về các nguồn thu nhập.
Chứng từ lưu chủ yếu của quý vịsẽ cho biết mức lợi tức quý vị cần phải khai trên hồ sơ thuế. Lợi tức có thể bao gồm tiền lương, lãi cổ phần, lãi tiết kiệm, các khoản phân phối từ các cơ sở kinh doanh cỡ nhỏ hay từ các công ty hợp doanh quý vị tham gia. Chứng từ lưu cũng có thể giúp quý vị biết được các khoản thu nhập nào không phải đóng thuế, chẳng hạn chứng từ báo tiền lãi miễn thuế (tax-exempt interest).
Ghi chú: Quý vị chỉ phải lưu phó bản C của giấy báo lương hằng năm, thời gian lưu loại chứng từ này thường là 3 năm. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền lợi của quý vị về vấn đề phúc lợi An Sinh Xã Hội, quý vị nên giữ lại tất cả các phó bản lương mẫu C cho đến khi nhận được nguồn phúc lợi này. Trong trường hợp có những sai sót về nguồn lợi tức hay quá trình làm việc của quý vị trong bất cứ năm nào, quý vị có thể căn cứ vào các chứng từ lưu giữ để khiếu nại hay điều chỉnh lại.
2) Hồ sơ về các loại chi phí.
Chứng từ lưu cũng sẽ đồng thời dẫn chứng cụ thể các chi phí quý vị có thể dựa vào đó để khai giảm thuế, hay khai nhận tín thuế trên hồ sơ khai thuế của quý vị. Các khoản thuế giảm có thể bao gồm các món trợ cấp ly hôn, tiền quyên góp cho các hội từ thiện, tiền lãi quý vị đã thanh toán cho ngân hàng về các khoản vay mua nhà, và tiền đóng thuế thổ trạch. Quý vị cũng có thể có các chi phí trả cho người trông con trong thời gian quý vị đi làm, đi xin việc làm v.v. Quý vị có thể khai các chi phí này để trừ thuế.
3) Hồ sơ về nhà ở.
Khi lưu giữ các loại chứng từ cần thiết cho bộ hồ sơ khai thuế, quý vị có thể biết ngay các chi phí cơ bản cùng các chi phí nâng cấp quý vị đã bỏ vào căn nhà quý vị sở hữu. Quý vị cần loại thông tin này để xác định được khoản tiền lời - lỗ khi quý vị bán căn nhà quý vị sở hữu; quý vị cũng có thể sử dụng nguồn thông tin về các chi phí cho loại bất động sản do quý vị làm chủ để biết được các mức khấu hao tài sản trường hợp quý vị sử dụng một phần nhà ở của quý vị làm cơ sở kinh doanh hoặc cho thuê. Hồ sơ lưu của quý vị phải nêu được giá mua ban đầu của căn nhà, các chi phí hoàn tất việc mua nhà, và các chi phí sửa chữa căn nhà nếu có. Bộ chứng từ này cũng đồng thời cho biết các thất thoát, hư hao đã xảy ra, các khoản bồi thường của hãng bảo hiểm, và các khoản tiền lời chưa đóng thuế từ những lần bán những căn nhà quý vị sở hữu trước đây được tái đầu tư vào căn nhà đang ở hay căn nhà vừa bán.
Để biết thêm chi tiết cụ thể về các khoản chi phí hoàn tất việc mua bán nhà có bao gồm trong giá thành của căn nhà quý vị đang ở hay không, xin tham khảo thêm ấn bản số 530. Ấn bản này trình bày các thông tin dành cho những người lần đầu tiên sở hữu nhà ở (Publication 530 - Tax Information for First-Time Homeowners). Ngoài ra, thông tin về các chi phí cơ bản của một căn nhà dùng làm nơi cư ngụ chính, bao gồm giá thành của loại tài sản quý vị nhận được từ người khác chứ không do mua bán, nêu trong ấn bản 551. Ấn bản này giúp quý vị tìm hiểu rõ hơn cách tính toán giá thành của các loại tài sản (Publication 551 - Basis of Assets).
Khi quý vị bán một căn nhà do quý vị làm chủ, hồ sơ lưu của quý vị nên bao gồm các chứng từ ghi rõ giá bán của căn nhà, các chi phí trong quá trình bán nhà, chẳng hạn, tiền hoa hồng trả cho người môi giới. Quý vị có thể tham khảo thêm ấn bản 523 để biết thêm chi tiết liên quan đến thuế vụ (Publication 523 - Selling Your Home).
4) Hồ sơ về các loại đầu tư.
Hồ sơ lưu thuế của quý vị nên bao gồm các chứng từ giúp quý vị biết được tiền vốn quý vị bỏ vào các nguồn đầu tư, và các khoản lời/lỗ khi quý vị bán các loại đầu tư này. Các hình thức đầu tư thường gồm cổ phiếu, chứng khoán và các quỹ đầu tư trong ngân hàng như các quỹ Mutual Funds. Chứng từ lưu cần nêu rõ giá mua, giá bán, và các khoản tiền hoa hồng trả cho người trung gian mua bán. Chứng từ quý vị lưu giữ cũng có thể ghi rõ các khoản tiền lãi cổ phần của quý vị đã được tái đầu tư, các khoản chi phí trả trước khi mở tài khoản Mutual Funds, và các khoản lãi gộp trong vốn từ trái phiếu mãn hạn.
Quý vị có thể tìm đọc thêm các chi tiết về cổ phiếu và trái phiếu trên ấn bản 550. Ấn bản này giới thiệu các thông tin về các khoản chi phí và lợi tức trong đầu tư (Publication 550 - Investment Income and Expenses). Thông tin về quỹ hỗ tương ngân hàng được ghi trên ấn bản 564 - Các Khoản Tiền Phân Phối Từ Các Quỹ Ngân Hàng Hỗ Tương (Publication 564 - Mutual Funds Distributions).
5) Hồ sơ về các chứng từ thanh toán.
Một phần quan trọng của hồ sơ lưu thuế là các chứng từ thanh toán. Quý vị nên giữ các chứng từ này để chứng minh các khoản chi phí quý vị khai trên hồ sơ thuế. Các chứng từ thanh toán tự chúng không phải là những bằng chứng quyết định các mục quý vị khai trên hồ sơ thuế được chấp thuận. Quý vị phải đồng thời lưu giữ cả những văn bản khác chứng minh khoản chi tiêu hợp lệ.
Thông thường, các chứng từ thanh toán gồm hoá đơn thanh toán bằng tiền mặt hay bằng chi phiếu đã sử dụng rồi. Nếu quý vị không có một chi phiếu đã sử dụng vì ngân hàng của quý vị không gởi lại cho quý vị các chi phiếu đã được đổi lấy tiền mặt hay đã sử dụng, hoặc khi quý vị thanh toán các khoản chi phí bằng thẻ tín dụng hay qua hệ thống chuyển ngân điện từ, quý vị có thể sẽ phải chứng minh các khoản chi phí đã thanh toán bằng một bản báo cáo tài khoản ngân hàng của quý vị.
Trường hợp quý vị thanh toán bằng tiền mặt, quý vị nên yêu cầu người nhận tiền đưa cho quý vị một chứng từ thanh toán có ghi rõ ngày tháng và chữ ký của người nhận chứng thực số tiền và lý do nhận tiền.
Gửi ý kiến của bạn
