Tại Sao Cần Phải Lưu Các Chứng Từ Để Khai Thuế?

Bản tiếng Việt: Thúy Chi - IRS/SPEC
Có nhiều lý do người khai thuế nên lưu giữ các chứng từ liên quan đến việc khai thuế. Ngoài ra, quý vị cũng cần phải giữ hồ sơ sổ sách vào các mục tiêu khác như khai bảo hiểm hay vay tiền mua nhà hoặc kinh doanh v.v. Một bộ hồ sơ lưu đầy đủ và hợp lý sẽ tạo nhiều thuận lợi cho quý vị trong những vấn đề như:
1. Phân loại các nguồn lợi tức khác nhau: Quý vị có thể nhận được tiền bạc hay tài lộc từ các nguồn khác nhau. Khi lưu và phân loại các nguồn lợi tức theo từng loại, quý vị có thể biết rõ từng loại tài sản và nguồn tài sản quý vị nhận được là bao nhiêu. Quý vị cần thông tin này để phân biệt các nguồn lợi tức kinh doanh với nguồn lợi tức không đến từ công việc kinh doanh hay buôn bán của quý vị. Từ đây, quý vị có thể biết được nguồn lợi tức nào phải đóng thuế và nguồn lợi tức nào không phải đóng thuế.
2. Theo dõi và tính được các chi phí: Quý vị có thể quên bẵng một vài món chi tiêu và vì vậy không thể có được kết quả chính xác các chi phí và lợi tức của quý vị. Trừ khi quý vị có lưu hồ sơ hay giữ lại các chứng từ, việc bỏ qua một khoản chi phí rất thường xảy ra. Việc lưu giữ các chứng từ còn giúp quý vị biết được số tiền quý vị đã chi dùng cho từng vấn đề, từng loại, và quý vị có thể dẫn được con số chính xác để tính các khoản thuế được trừ. Công việc này cũng giúp quý vị quyết định ngay việc nên hay không nên liệt kê các chi phí để trừ thuế trên hồ sơ thuế mỗi năm.
3. Biết được các chi phí cơ bản theo từng giai đoạn cho tài sản quý vị sở hữu: Khi sở hữu một nguồn tài sản quý vị nên biết rõ các chi phí đã tốn kém trong thời gian sở hữu loại tài sản này; loại nào có thể tính vào chi phí cơ bản, loại nào không. Các chi phí này gồm chi phí ban đầu khi quý vị mua hay nhận tài sản, các chi phí khác và các chi phí nâng cấp hay duy trì tình trạng sử dụng của loại tài sản.
4. Thuận lợi trong việc khai thuế hằng năm: Để khai một hồ sơ thuế chính xác, quý vị cần một bộ hồ sơ lưu đầy đủ cho các chi phí và thu nhập trong năm. Một bộ hồ sơ lưu với các số liệu đầy đủ giúp ích rất nhiều trong việc khai và nộp hồ sơ thuế chính xác và nhanh chóng.
5. Cung cấp chứng cứ cho những chi tiết quý vị khai trên hồ sơ thuế: Trong trường hợp Sở Thuế Vụ đặt nghi vấn về các chi tiết quý vị khai trên hồ sơ thuế, hay khi hồ sơ thuế của quý vị bị kiểm toán, quý vị sẽ có sẵn các chứng từ giải thích việc tính toán của quý vị mà không cần phải mất nhiều công sức và lo lắng. Nếu quý vị không có sẵn các thứ giấy tờ cần thiết, quý vị có thể phải mất nhiều thời gian để truy lục hóa đơn hay chứng cứ từ các nguồn dẫn khác nhau. Nếu quý vị không thể chứng minh được bằng giấy tờ hay chứng từ cụ thể, quý vị có thể sẽ phải đóng thêm thuế và có thể sẽ bị phạt vì đóng các món thuế nợ trễ hạn.
Cần phải giữ hồ sơ lưu trong bao lâu"
Tùy theo yêu cầu của từng loại căn cứ theo quy định của bộ luật thuế và thủ tục hành chính, quý vị cần phải lưu các giấy tờ liên quan đến việc khai thuế cho đến hết thời gian hiệu lực của mỗi yêu cầu. Thông thường, quý vị sẽ phải giữ đầy đủ các giấy tờ liên quan đến từng mục thuế khai trên hồ sơ cho đến sau ngày hết hiệu lực kiểm tra từng trường hợp liên quan đến việc khai thuế của quý vị.
Thời gian hết hiệu lực cho các trường hợp liên quan đến việc khai và nộp hồ sơ thuế của quý vị có thể là thời gian cho phép quý vị được khai lại hồ sơ thuế đã nộp để nhận các tín thuế hay nhận lại tiền refund, hoặc thời gian theo quy định của pháp luật Sở Thuế Vụ có thể truy cập hồ sơ thuế của quý vị và truy thu thuế. Các mục liệt kê dưới đây bao gồm các khoản thời gian hết hiệu lực áp dụng cho các trường hợp khai nộp hồ sơ thuế của quý vị. Ngoại trừ trường hợp các thông tin được ghi chú rõ ràng, thời hạn tính bằng năm bắt đầu sau ngày quý vị nộp hồ sơ thuế. Đối với trường hợp những hồ sơ thuế nộp trước ngày đáo hạn nộp đơn, ngày nộp hồ sơ thuế được tính từ ngày đáo hạn chính thức của năm đó.
· Thường thường, quý vị nên lưu các chứng từ liên quan đến các chi tiết khai trên hồ sơ thuế 3 năm sau ngày quý vị nộp hồ sơ thuế.
· Nếu quý vị không khai các nguồn lợi tức hay không khai đầy đủ các nguồn lợi tức trong năm, và số tiền không khai nhiều hơn 25% tổng lợi tức ghi trên tờ khai của năm đó, quý vị nên giữ đầy đủ các giấy tờ liên quan đến các nguồn thu nhập của năm trong thời gian 6 năm.
· Nếu quý vị khai và nộp hồ sơ thuế đúng sự thật, IRS có thể truy cập hồ sơ thuế của quý vị bất cứ lúc nào, không có giới hạn về thời gian trong việc kiểm tra hồ sơ khai man.
· Trường hợp quý vị không khai nộp hồ sơ thuế, sẽ không có giới hạn về việc kiểm tra và truy thu hồ sơ thuế của quý vị.
· Nếu sau khi đã nộp hồ sơ thuế của năm, quý vị khai để nhận một loại tín thuế hay nhận lại tiền thuế đóng dư của năm đó, quý vị phải giữ chứng từ liên quan đến loại tín thuế hay tiền refund 3 năm sau khi quý vị nhận được tín thuế hay 2 năm sau khi quý vị đã nhận được tiền thuế đóng dư.
· Quý vị khai để trừ thuế các tổn thất từ các chứng khoán không có giá trị cao, quý vị nên giữ lại các chứng từ liên quan 7 năm.
Lưu giữ các chứng từ không còn liên quan đến hồ sơ khai thuế.
Sau khi các chứng từ quý vị lưu giữ không còn cần thiết cho mục đích khai thuế, quý vị không nên vất bỏ đi ngay. Hãy tạm thời giữ lại thêm một thời gian nữa vì quý vị có thể sẽ sử dụng các chứng từ này vào các mục đích khác, chẳng hạn, công ty bảo hiểm hoặc ngân hàng nơi quý vị vay tiền mua nhà hay kinh doanh có thể yêu cầu quý vị giữ lại một số các loại giấy tờ lâu thời thời gian Sở Thuế Vụ yêu cầu.

• Ý Phá Các Đường Dây Nhập Di Dân Lậu Hoa, Thổ, Kurd
• Tổng Kết Thị Trường Thế Giới
• Xuất Cảng VN Khó, Vì Tiêu Chuẩn Tăng
• VN Xuất Cảng Kim Loại Tăng 37%