Lưu Giữ Chứng Từ Giúp Khai Thuế Nhanh và Tiện Lợi Hơn

Thúy Chi - IRS Summertime Tax Tip 2009-23
Mặc dù còn năm bảy tháng nữa hầu hết chúng ta mới lại phải chộn rộn với thuế, nhưng có lẽ những ngày cuối hè nóng nực là dịp tốt nhất để mọi người bắt đầu nghĩ đến việc sửa soạn hồ sơ để khai thuế. Bất kể là người khai thuế cá nhân hay chủ nhân một cơ sở kinh doanh, (quý vị tự khai thuế cho mình hay có người khai giúp), ai cũng muốn tránh những phiến phức gây đau đầu vào mùa thuế. Phương pháp hữu hiệu nhất quý vị có thể sử dụng là cẩn thận lưu giữ các loại chứng từ dùng để khai thuế, bởi vì một bộ giấy tờ sắp xếp cẩn thận sẽ giúp quý vị nhớ lại các khoản thu chi trong năm.
Dưới đây là một vài điều IRS muốn quý vị nhớ khi lưu giữ chứng từ khai thuế.
Giữ hồ sơ lưu thuế ngăn nắp giúp người thọ thuế có ngay những câu trả lời nếu đơn thuế của họ được chọn để kiểm tra; trường hợp IRS yêu cầu quý vị đóng thêm thuế, quý vị cũng biết cách tìm ra lời giải đáp. Trong hầu hết các trường hợp thông thường, quý vị không cần phải sắp xếp giấy tờ lưu thuế theo một quy định đặc biệt nào cả. Nói chung giữ được một số các giấy tờ quan trọng và đầy đủ tất cả các hóa đơn và chứng từ khác ảnh hưởng tốt đến việc khai hồ sơ thuế lợi tức Liên bang của quý vị.
Người khai thuế cá nhân nên lưu giữ chứng từ thuế theo thứ tự danh mục sau đây ít nhất trong ba (03) năm:
• Hóa đơn thanh toán (Bills)
• Các hoá đơn trả tiền bằng thẻ tín dụng và các loại khác (Credit card and other receipts)
• Hóa đơn hàng (Invoices)
• Bảng ghi ngày và quãng đường xe chạy (Mileage logs)
• Các chi phiếu đã thanh toán được hay do ngân hàng lưu chuyển cho quý vị, hoặc bất cứ loại giấy tờ nào chứng minh nguồn chi tiêu (Canceled, imaged or substitute checks or any other proof of payment)
• Giấy tờ chứng minh các chi phí quý vị đã khai để trừ thuế hoặc khai để nhận tín thuế (Any other records to support deductions or credits you claim on your return)
Quý vị nên giữ lại giấy tờ liên quan các loại tài sản sở hữu cho đến ít nhất là ba (03) năm sau ngày quý vị bán hay hủy bỏ tài sản đó. Ví dụ về các trường hợp này bao gồm:
• Nhà cửa, mua hay tân trang lại (A home purchase or improvement)
• Chứng khoán và các khoản đầu tư khác (Stocks and other investment)
• Các khoản tiền ký thác hay rút ra từ tài khoản hưu trí cá nhân (Individual Retirement Arrangement transactions)
• Chứng từ liên quan đến việc cho thuê tài sản (Rental property records)
Nếu quý vị là chủ các cơ sở kinh doanh nhỏ, quý vị cần phải giữ lại tất cả các giấy tờ liên quan đến việc thuê mướn nhân viên trong khoảng thời gian ít nhất là bốn (04) năm tính từ ngày tiền thuế khai trên hồ sơ thuế kinh doanh của quý vị đến hạn hay được thanh toán, tùy theo trường hợp nào xảy ra sau. Các loại chứng từ sau đây là một số ví dụ về hồ sơ lưu thuế của các chủ doanh nghiệp nhỏ:
- Giấy tờ liên quan đến tổng lợi tức, bao gồm: Cash register tapes, bank deposit slips, receipt books, invoices, credit card charge slips và Forms 1099-MIS (để giúp quý vị dễ nhớ và dễ nhận, người viết sẽ không dịch các tên riêng từng loại này).
- Các loại chứng từ mua hàng: Canceled checks, cash register tape receipts, credit card sales slips and invoices
- Giấy tờ liên quan đến các khoản chi tiêu: Canceled checks, cash register tapes, account statements, credit card sales slips, invoices and petty cash slips for small cash payments (hóa đơn các danh mục hàng hóa và các phiếu nhận trả bằng các khoản tiền mặt nhỏ)
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản: Purchase and sales invoices (các hoá đơn mua và bán tài sản), real estate closing statements (chứng từ giải trình việc hoàn tất quá trình sang nhượng bất động sản) và canceled checks (chi phiếu trả tiền đã thanh toán).
Muốn biết thêm chi tiết liên quan đến việc lưu giữ chứng từ khai thuế, xin tham khảo ấn bản số 552 do Sở Thuế Vụ Liên Bang Hoa Kỳ phát hành (Publications 552 - Recordkeeping for Individuals) và ấn bản số 583 về việc lưu hồ sơ thuế cho các cơ sở kinh doanh mới bắt đầu (Publication 583 - Starting a Business and Keeping Records), và ấn bản số 463 liên quan đến các chi phí và sinh hoạt kinh doanh khác (Publication 463 - Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses). Tất cả các ấn bản này đểu có thể truy cập và in trực tiếp từ mạng thông tin điện tử của IRS tại địa chỉ www.irs.gov. Quý vị cũng có thể gọi điện thoại, số  800-829-3676, để yâu cầu IRS gởi các ấn bản này đến địa chỉ quý vị yêu cầu.